Lange Bearbeitungszeit
Manuelle Stichproben und Audits – diese Abfolge von Ereignissen erfordert Zeit. Daher die lange Bearbeitungszeit. Das Fehlen von Service Level Agreements, Erinnerungsbenachrichtigungen und automatischen Eskalationsmechanismen führt zu Verzögerungen
Manuelle Stichprobennahme
Es ist unverzeihlich, sich im Zeitalter der Technologie für manuelle Stichproben zu entscheiden; leider stellt dies eine der größten Herausforderungen für Unternehmen dar. Manuelle Stichprobenprüfungen führen zu betrieblichen Ineffizienzen. In dieser dynamischen Welt ist es sehr mühsam, bei jedem Audit die Grundgesamtheit für die manuellen Stichproben zu erfassen.
Finanzielle Auswirkungen
Schlechte Audit-Ergebnisse (Fehler in der Berechnung) können zu potenziellen Markenschäden führen, gefolgt von Geldbußen und Strafen für die Nichteinhaltung von Vorschriften. Prozessengpässe und erhöhte Ressourcen zur Durchführung von Auditprozessen führen zu höheren Kosten.
Auswirkungen auf die Produktivität
Die uneinheitliche Arbeitsverteilung unter den Prüfern und die E-Mail-Kommunikation erschweren die Nachverfolgung. Oft werden die während der Prüfung durchgeführten Maßnahmen nicht aufgezeichnet, was die Gesamtbewertung erschwert.
Datensicherheit
Manuelle Eingriffe stellen ein Risiko für die Datensicherheit dar. Bei den Prüfungsdaten handelt es sich um geschützte Gesundheitsinformationen (Protected Health Information, PHI), die hochsensibel sind und Sicherheitseinschränkungen erfordern. Es ist zwingend erforderlich, dass auf solche Daten nur für Audits zugegriffen werden darf.
Getrennte Systeme
Es ist eine gängige Praxis, Dokumente aus mehreren Systemen zu prüfen, obwohl dies mit einem höheren Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden ist. Es liegt im Wesen des Audit-Prozesses, dass die Daten für den Audit aus verschiedenen, nicht miteinander verbundenen Systemen abgerufen und zusammengestellt werden müssen.